사무실 보관 시스템을 선택하는 4가지 팁

16 12월, 2019
모든 사무실에는 적절한 보관 시스템이 필요하다. 이에 대한 다양한 옵션들과 어떻게 마련하는지에 대해 배워보자.

좋은 보관 시스템을 마련하는 것은 사무실을 정리하기 위해 중요하다. 점점 더 많은 사람들이 중요한 문서를 전자 문서 형태로 보관하고 있는 것이 사실이지만, 언제나 중요한 실제 사본을 보관해야 할 필요가 있다. 자신의 사무실에 가장 적합한 보관 시스템을 선택하기 위한 팁들을 한번 살펴보고 중요한 모든 문서와 품목을 잘 정리하여 보관하도록 해보자.

데코 팁스의 팁은 보관하고자 하는 품목들에 가장 적합한 선택을 하는 데 도움이 될 것이다. 올바른 보관 시스템을 갖추면 모든 것을 빠르게 찾을 수 있을 것이다.

1. 보관 시스템: 얼마나 많은 것을 보관할 필요가 있을까?

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사무실 용품 / fabricadeimaginacion.com/

사무실 보관 시스템을 마련하기 전에 먼저 저장하려는 품목의 양과 크기를 고려해야 한다. 보관 시스템은 (붙박이 장, 파일 캐비닛 또는 선반)은 자신이 염두에 둔 모든 것이 들어갈 정도로 커야 한다.

지금 필요하다고 생각하는 것보다 약간 큰 것을 구입하는 것이 좋다. 다른 물건도 보관할 수 있는 추가 공간을 제공할 것이다. 또한 더 큰 것을 구매하는 것은 시간이 지남에 따라 도움이 되며 공간이 부족하지 않을 것이다.

보관 시스템에 보관하려는 품목수를 고려하여 가장 적합한 공간을 찾아보자. 파일, 보고서 또는 문서만 보관할 계획이라면 모든 것이 가까운 곳에 있는 보관 시스템을 사무실에 바로 만들 수 있을 것이다.

반면에 많은 양의 문서가 있으며 다른 사람들과 시스템을 공유할 계획이라면 모든 것을 별도의 공간에 보관하는 것을 고려해야 한다. 폴더 또는 파일 캐비닛을 정리할 수 있는 선반 세트를 사용하면 조직 및 공동 사용에 가장 적합할 것이다

2. 어떤 종류의 물건을 보관할 것인가?

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어떤 종류의 요소를 저장하고 싶은지 생각해 보자. 무엇인지에 따라, 특정 유형의 보관 시스템이나 다른 유형의 구입해야 한다. 작은 물건을 보관하려면 작은 서랍장으로 충분하다. 그러나 문서를 저장하려면 다른 파일 캐비닛 혹은 붙박이 장과 같은 모델을 찾아보자.

또는 큰 품목을 보관하려면 선반이 최선의 선택이다. 선반은 모든 모양과 재질로 나오므로 사무실에 가장 적합한 선반을 찾을 수 있을 것이다.

3. 보관 시스템은 가까운 곳에

오피스 서류 보관하기-1

고려해야 할 또 다른 요소는 접근성이다. 매일 필요한 문서나 폴더를 보관하려는 경우 근처에 보관하자. 보관 공간을 가까운  곳에 두면 보다 편안하고 효율적으로 작업할 수 있다.

훌륭한 옵션은 작은 서랍 세트다. 그들은 좋은 저장 용량을 가지고 있으며 사무실 책상 아래에 적합하다. 일부 모델에는 쉽게 움직일 수 있는 바퀴가 달려있다. 이미 사무실 책상과 함께 제공되는 서랍에 적절하게 더해줄 수 있다. 사무실 책상에 필요한 공간이 없으면 작은 서랍 세트를 고려해 보자.

롤 도어 보관 캐비닛은 또 다른 훌륭한 옵션이다. 문 디자인 덕분에 공간이 많이 필요하지 않으며 저장 용량이 좋다. 파일을 쉽게 열고 이름과 날짜별로 파일을 정렬할 수 있다.

4. 시야에 보이게 두어야 할까 아니면 안 보이게 둬야할까?

보관하기

보관 시스템을 마련하기 전에 시야에 둘 것인지 혹은 보이지 않게 둘 것인지를 고려해야 한다. 궁극적으로 저장하려는 요소에 따라 다르다. 그리고 고객이 있다면 그들의 프라이버시를 보장하는 것도 또 다른 중요한 요소다.

예를 들어, 청구서나 개인 문서로 작업하는 경우 시야에서 벗어나는 옵션을 찾아야 한다. 문이 있는 붙박이장을 추천한다. 파일 정리함에 알맞는 선반이나 슬라이딩형 선반을 사용할 수 있다.

최대한의 보안을 원한다면 보안 잠금장치 또는 도어에 내장된 코드가 있는 시스템을 고려해 보자. 일반적인 옵션보다 비싸지만 파일을 안전하게 유지할 수 있을 것이다.